G Suiteのメリットは「一元管理」

こくえい

こんにちは、こくえいです！

「G Suite（ジースイート）」を会社で使っていますが、魅力は「一元管理」だなと思います。

詳しく説明します。

無料版との違いは「会社発行」かどうか

「Googleの多くのサービスは無料で使えるので、わざわざ「G Suite」でお金を払って使うのはおかしい。」

僕も最初はそう思っていました。

実際にどちらでもオフィスツール（Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleドライブ）は使えます。

しかし、「G Suite」の価値は「ツール」ではなく「管理機能」にあると思っています。

例えば、「G Suite」は「会社側」が社員に「Googleアカウント」を発行出来ます。

つまり、Gメールのアドレスも「@gmail.com」ではなく「@（会社のドメイン）」になります。

※ドメインとは、分かりやすく言うと、会社のホームページのアドレス部分です（○○.comや○○.jpなど）

【危険】無料のGoogleアカウントの場合

「@gmail.com」の無料のGoogleアカウントを会社用に作成して、社員に使わせた場合です。

無料なのは良いことですが、会社で使う場合は以下のリスクがあります。

引継ぎをしない社員

最初は真面目でも、人間関係のこじれなどにより、突然いなくなる無責任な人は実在します。

そんなときに、その社員が使ってるGoogleアカウントが「G Suite」ではなく「無料版」だった場合、本人にお願いしてデータを引き継いでもらうしかなくなります…

逆に「G Suite」発行のアカウントの場合は、全データを他のアカウントに移行したり、パスワードを「G Suite管理者」が変更して、そのアカウントにアクセスして、必要なデータを引き出せます。

パスワード忘れ

どのサービスでも、アカウントの「パスワード忘れ」は珍しくないですよね。

しかし、会社のデータが入っているアカウントだと、仕事に支障が出ます。

「G Suite」発行のアカウントの場合は、上記の画像のように「G Suite管理者」がパスワードを再発行出来ます。

【安全】G Suiteの場合

「G Suite」に申し込むと、そのGoogleアカウントは、こんな感じの管理画面が使えるようになります。

ここで、社員に「Googleアカウント」を発行したり、発行したアカウントの稼働状況や、アプリの制限などが出来ます。

サポートが解決してくれる

操作が分からないときや、運用で困っている場合は、専用サポートに相談出来ます。

なので、分からないことは全て自分で調べる必要はなく、サポートに問い合わせることで、無駄な時間を減らせます。

G Suiteに向いている会社

• 会社のデータを守りたい会社
• 社員が辞めたときに、同時にデータを失うリスクを防ぎたい会社